NGHỊ ĐỊNH 123/2020/NĐ-CP VÀ THÔNG TƯ 78/2021/TT-BTC | NGHI DINH 1232020NDCP VA THONG TU 782021TTBTC 2026

BẢN TIN PHÁP LUẬT

Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành 123/2020/NĐ-CP (“Nghị Định 123”) quy định về hóa đơn, chứng từ. Sau đó, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 (“Thông Tư 78”), hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019 và Nghị Định 123.

Nghị Định 123 và Thông Tư 78 dự kiến có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2022 với một số nội dung đáng chú ý về hóa đơn điện tử như sau:

1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

1.1 Theo Điều 3 Thông Tư 78, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (“Bên Ủy Nhiệm”) sẽ được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba (“Bên Nhận Ủy Nhiệm”) để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ. Hóa đơn điện tử do Bên Nhận Ủy Nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của Bên Ủy Nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của Bên Nhận Ủy Nhiệm.

1.2 Bên Nhận Ủy Nhiệm phải đáp ứng đủ các điều kiện: (i) có quan hệ liên kết với Bên Ủy Nhiệm; (ii) là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử; và (iii) không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Quan hệ liên kết được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

1.3 Bên Ủy Nhiệm và Bên Nhận Ủy Nhiệm phải ghi nhận việc ủy nhiệm lập hóa đơn bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) thể hiện đầy đủ các thông tin: Thông tin về Bên Ủy Nhiệm và Bên Nhận Ủy Nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số); Thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); Mục đích ủy nhiệm; Thời hạn ủy nhiệm; Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

1.4 Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Bên Ủy Nhiệm và Bên Nhận Ủy Nhiệm phải thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên.

1.5 Trách nhiệm của Bên Ủy Nhiệm và Bên Nhận Ủy Nhiệm:

a) Niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;

b) Hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên;

c) Lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;

e) Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì Bên Ủy Nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

f) Bên Nhận Ủy Nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với Bên Ủy Nhiệm và tuân thủ nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn theo quy định pháp luật.

2. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử

So với Thông tư 68/2019/TT-BTC, Thông Tư 78 đã bổ sung thêm một số quy định về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:

2.1 Thông Tư 78 quy định thêm hai Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên để phản ánh hai loại hóa đơn điện tử mới, bao gồm: 5 – Hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử; 6 - Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

2.2 Về ký hiệu hóa đơn điện tử, Thông Tư 78 giữ nguyên quy định đối với ba ký tự đầu (phản ánh loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã và phản ánh năm lập hóa đơn) và hai ký tự cuối (do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý). Ký tự dùng để thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng được bổ sung thêm bốn loại mới:

a) Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

b) Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

c) Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

d) Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

3. Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

3.1 Điều 5.1 và 5.2 Thông Tư 78 quy định về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (i) có nhu cầu chuyển đổi; hoặc (ii) thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế.

3.2 Nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) trong thời gian mười (10) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo. Sau khi 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người nộp thuế có thể tiến hành thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử để cơ quan thuế xem xét, quyết định.

4. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng

Bên cạnh các thời điểm lập hóa đơn trong Nghị Định 123, Thông Tư 78 đã bổ sung quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng:

4.1Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ;

4.2 Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

5. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

5.1 Việc xử lý hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế được Nghị Định 123 quy định với một số điều chỉnh nhất định:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, người bán và người mua có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử có sai sót. Trường hợp các bên có thỏa thuận, người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán mới lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Các hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;

b) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

c) Theo Nghị Định 123, trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và đã thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát cho người bán để kiểm tra sai sót, mà người bán không có thông báo trả lời trong thời hạn thì cơ quan thuế vẫn phải tiếp tục thông báo về sai sót cho người bán. Cơ quan thuế chỉ thông báo tối đa hai lần; trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

5.2 Bên cạnh những điều chỉnh trên, Thông Tư 78 còn quy định việc xử lý hóa đơn điện tử trong một số trường hợp cụ thể sau:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn;

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

d) Trường hợp nhận được thông báo của cơ quan thuế về hóa đơn điện tử cần rà soát, người bán phải ghi rõ trong thông báo hóa đơn điện tử có sai sót căn cứ kiểm tra là thông báo của cơ quan thuế;

e) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

f) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

6. Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền

Trước đây, Thông tư 68/2019/TT-BTC chỉ có quy định về các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Điều 8 Thông Tư 78 đã quy định cụ thể hơn liên quan đến hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, trong đó có các vấn đề đáng chú ý sau đây:

6.1 Các chủ thể được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm: Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).

6.2 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền phải có các nội dung:

a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;

b) Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);

c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;

d) Thời điểm lập hóa đơn;

e) Mã của cơ quan thuế.

6.3 Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh nêu tại Đoạn 6.1 ở trên khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lắp.

6.4 Đáng chú ý, Điều 8.5(d) Thông Tư 78 lần đầu tiên quy định Tổng cục Thuế có trách nhiệm Hướng dẫn triển khai việc sử dụng mã của cơ quan thuế cấp đối với những hóa đơn điện tử có mã của của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để tham gia dự thưởng.

7. Lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử

Thông Tư 78 quy định về lộ trình triển khai áp dụng hóa đơn điện tử như sau"

7.1 Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông Tư 78 và của Nghị Định 123 trước ngày 01/07/2022. Hóa đơn điện tử áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 01/07/2022.

7.2 Một số trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy sau ngày 01/07/2022:

a) Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; và

b) Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

c) Hai đối tượng kể trên nếu (i) không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, (ii) không có hạ tầng công nghệ thông tin, (iii) không có hệ thống phần mềm kế toán, (iv) không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng; Đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.

d) Thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01/07/2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/07/2022; hoặc kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hoá đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022.

7.3 Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày Thông Tư 78 được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày 17/09/2021 đến hết ngày 30/06/2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (“Nghị Định 51” và “Nghị Định 04”).

Từ ngày 17/09/2021 đến hết ngày 30/06/2022, đối với các địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử theo Quyết định của Bộ Tài chính trên cơ sở đề nghị của Tổng cục Thuế thì cơ sở kinh doanh trên địa bàn có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Thông tư 78 theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế. Trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

7.4 Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 17/09/2021 đến hết ngày 30/06/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị Định 123, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, Thông tư số 68/2019/TT-BTC và Thông Tư 78 thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị Định 51 và Nghị Định 04 thì thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

7.5 Đối với hóa đơn của cơ quan thuế đã đặt in theo quy định tại Nghị Định 51 và Nghị Định 04 nếu có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn giống với hướng dẫn tại Thông Tư 78 và nội dung phù hợp với quy định tại Nghị Định số 123 thì cơ quan thuế được sử dụng hóa đơn đã đặt in để bán cho các đối tượng được mua hóa đơn từ ngày 01/07/2022 theo quy định tại Điều 23 Nghị Định 123.

7.6 Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị Định 123 và quy định tại Thông Tư 78, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Lưu ý: Nội dung tại Bản Tin Pháp Luật này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và không được sử dụng cho bất kì mục đích tư vấn pháp luật nào. Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Luật sư của mình để được tư vấn về các vấn đề cụ thể.