NHỮNG ĐIỂM MỚI VỀ DẤU DOANH NGHIỆP THEO LUẬT DOANH NGHIỆP 2020

Nguyễn Huy Hoàng, Luật sư Thành viên, BROSS & Partners

Email: hoang@bross.vn

Hồ Thị Lệ Trân, Nhân viên tư vấn, BROSS & Partners

Email: tran.hl@bross.vn

Theo thông lệ tại Việt Nam, dấu là công cụ quan trọng để xác thực tính pháp lý của các tài liệu do doanh nghiệp phát hành. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy không cần thiết phải có sự can thiệp quá chi tiết của cơ quan Nhà nước vào việc sử dụng và quản lý dấu của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2021) đã quy định theo hướng mở rộng quyền tự quyết liên quan đến dấu của doanh nghiệp.

1. Phạm vi áp dụng của các quy định về dấu trong Luật Doanh nghiệp 2020

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu doanh nghiệp nói chung, tuy nhiên, việc sử dụng dấu của một số doanh nghiệp đặc thù phải thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP, bao gồm các doanh nghiệp được thành lập, hoạt động theo pháp luật về công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán.

2. Chữ ký số cũng là một loại dấu doanh nghiệp

Trước đây, dấu của doanh nghiệp chỉ có thể là con dấu vật lý do doanh nghiệp tự khắc hoặc do cơ sở khắc dấu cung cấp. Kể từ ngày 01/01/2021, bên cạnh con dấu vật lý, chữ ký số cũng có thể được sử dụng như là dấu của doanh nghiệp.

Thực tế, chữ ký số đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng để thực hiện các thủ tục kê khai thuế, nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử, nộp tờ khai qua mạng. Nếu doanh nghiệp lựa chọn chữ ký số làm dấu của doanh nghiệp thì cần sử dụng dịch vụ chữ ký số của những nhà cung cấp đạt chuẩn theo Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử và các văn bản pháp lý khác có liên quan.

3. Doanh nghiệp có quyền tự quyết tất cả các vấn đề có liên quan đến dấu

Trước đây, doanh nghiệp được quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, song con dấu phải thể hiện thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Kể từ ngày 01/01/2021, nội dung bắt buộc trên đã được bãi bỏ.

Ngoài ra, việc sử dụng dấu không chỉ giới hạn ở cấp độ doanh nghiệp, chi nhánh, hay văn phòng đại diện, mà doanh nghiệp còn có quyền sử dụng dấu riêng cho cả các đơn vị khác trong doanh nghiệp. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

4. Doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng

Luật Doanh nghiệp 2020 đã bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Có ý kiến lo ngại rằng việc bỏ thủ tục này sẽ làm khó doanh nghiệp trong việc xác minh con dấu của đối tác. Tuy nhiên, chúng tôi cho rằng thủ tục thông báo mẫu không hẳn là biện pháp hiệu quả nếu mẫu dấu không được đối tác cập nhật kịp thời, thay vào đó, doanh nghiệp cần chủ động xác minh “người thật, việc thật” với đối tác để đảm bảo hiệu lực của các tài liệu được ký kết.  

5. Việc sử dụng dấu là bắt buộc nếu pháp luật có quy định

Điều 43.3 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định “Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”. Quy định này được hiểu là doanh nghiệp sẽ bắt buộc sử dụng dấu nếu pháp luật liên quan có yêu cầu.

Thông thường việc bắt buộc đóng dấu sẽ được quy định rõ ràng và doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu, như tại Điều 24.2 Luật Kế toán 2015 về việc phải đóng dấu giáp lai đối với sổ kế toán, Điều 7.4 Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN về việc chứng từ kế toán bằng giấy do ngân hàng lập hoặc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy để giao dịch, thanh toán với tổ chức, cá nhân bên ngoài, thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị ngân hàng (chi nhánh, sở giao dịch…), v.v.

Cần lưu ý rằng một số biểu mẫu mà cơ quan nhà nước ban hành có ghi chú ở phần cuối về việc đóng dấu, ví dụ Mẫu số 01/PLI về báo cáo tình hình sử dụng lao động (do người sử dụng lao động lập) ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Chúng tôi cho rằng trong các trường hợp như vậy, doanh nghiệp cũng phải đóng dấu. Để thực hiện các thủ tục, giấy tờ nhanh chóng, kịp thời, doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu các quy định liên hoặc đề nghị cơ quan nhà nước hướng dẫn. Trường hợp không chắc chắn, doanh nghiệp nên chủ động đóng dấu các tài liệu do mình phát hành.

Trên đây là ý kiến của chúng tôi về những điểm mới về dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020. Xin lưu ý rằng bài viết này không phải là ý kiến pháp lý toàn diện cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào. Vui lòng tham khảo ý kiến chuyên môn trong trường hợp Quý vị gặp phải các vấn đề pháp lý liên quan.

BROSS & Partners là công ty luật Việt Nam được đề xuất bởi Legal 500 Asia Pacific, Chamber Asia Pacific, AsiaLaw, IFLR1000, Benchmark Litigation, có kinh nghiệm và năng lực tư vấn và giải quyết tranh chấp liên quan đến Đầu tư, Doanh nghiệp và Thương mại, Mua bán & Sáp nhập, Lao động & Việc làm, Bất động sản & Xây dựng, Tài chính – Ngân hàng, Chứng khoán, Thị trường Vốn, và Sở hữu Trí tuệ.

Trường hợp Quý vị cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ: hoang@bross.vn; Mobile: +84 903 556 119; Whatapps: +84 903 556 119;  Zalo: +84 903 556 119.