Legal Framework

• IP Law as amended of 2009 coming into force as of January 1, 2010, relevant Sections 216-219
• Customs Law of 2014 providing specific provisions and guidance on enforcement of the customs law on customs procedures, examination, supervision and control procedures, relevant Sections 73-76
• Decree No. 99/2013/ND-CP dated August 29, 2013 of the Government on sanctioning of administrative violations in industrial property (formerly Decree 06/2006/ND-CP and Decree 97/2010/ND-CP are superseded), relevant Articles 3(3)(c), 10(1)(a), 11(1)(a), 11(17)(c), 12(1)(a), 13(1)(a), 14(1)(a) and 15(4).
• Decree 105/2006/ND-CP as revised detailing and guiding a number of articles of the law on intellectual property regarding protection of intellectual property rights and state management of intellectual property, relevant Articles 34-28
• Decree 08/2015/ND-CP providing specific provisions and guidance on enforcement of the customs law on customs procedures, examination, supervision and control procedures (Decree 154/2005/ND-CP is now repealed)
• Decree 185/2013/ND-CP providing the penalties on administrative violations in commercial activities, production of, trading in counterfeit of banned goods and protection of consumer rights
• Circular 13/2015/TT-BTC of January 30, 2015 defining inspection, supervision, temporary suspension of customs procedures for exported and imported goods that are subjects of intellectual property rights, control counterfeit goods and good infringing intellectual property rights (Circular 44/2011/TT-BTC is revoked)

Applicable Border Control Measures

Holders of intellectual property rights protected in accordance with the law on intellectual property those who believe that their IPR may be infringed or damaged have the right to request customs authorities to apply one of two or both measures:

(a)    request for application of measures for inspecting and supervising in order to detect counterfeit goods, pirated copyright goods or infringed goods (see bilingual language Form 01-SHTT below); and/or

(b)   request for customs suspension against counterfeit goods, pirated copyright goods or goods infringing IPR (see bilingual language Form 02-SHTT below)

Goods Non-applicable to Customs Suspension Procedures

It is worth noticing that under Section 73(3) Customs Law of 2014 the following goods are not subject to customs suspension or detention:

• Humanitarian aid goods
• Personal belongings
• Goods eligible for privileges and immunities
• Baggage
• Donations and gifts within the duty-free quota
• Transited goods[1] (this term may generally include other equivalently accepted terms namely transshipment or transshipped goods) suspected of counterfeit or pirated goods, or IPR infringing goods
• Exporting goods subject to IPR infringement allegation including counterfeit or pirated goods

Brief for Procedures for Inspection and/or Customs Seizure

Who may be entitled to request?

Requester (also generally referred to as IPR holder) is accepted if he/she is IPR owner, his/her licensee, heir or successor of IPR owner, or his/her authorized IP agent basically relating to a validly protected particular IP right namely invention, utility solution (model utility), semiconductor integrated circuit, industrial design, geographical indication, trademark, plant varieties, copyright and related rights.

Required Documents

(1)  A written request, written authorization in case of authorized submission of request following Form 01-SHTT below

(2)  A copy of protection title for industrial property rights or another materials proving industrial property rights which are currently protected in Vietnam or a copy of the certificate of registration of industrial property licensing contract; a copy of the certificate of registration of copyright, copyright-related rights or rights to plant varieties or another materials proving copyright, copyright-related rights or rights to plant varieties

(3)  A detailed description of intellectual property right-infringing goods, photos and characteristics for distinguishing genuine goods from intellectual property right-infringing goods

(4)  A list of lawful importers or exporters of goods requiring supervision; a list of persons likely to export or import intellectual property right-infringing goods

(5)  Where a request for customs suspension is submitted, in addition to required documents mentioned from (1) through (4) above, IPR holder or legally authorized person shall pay a sum of money or submit documents on guarantee by a credit institution equal to 20% of the value of the goods shipment in the contract or at least VND 20 million if the value of the suspected infringing goods shipment is not identified to pay damage compensation and expenses as prescribed which may arise due to wrong request for postponement of customs formalities.

Customs Authorities’ Obligations

Requests for customs suspension shall be received by Customs Sub-Department while request for inspection and supervision shall be handled by the General Department of Customs (GDC)

Unlike the former regulation, speed of handling these requests is much shorter, ie within 20 days upon receipt of required materials as prescribed above, GDC must determine whether those requests are accepted or not while for requests for customs suspension, such time limit for Customs Sub-Department is merely 2 hours

Accepted Time Limit

Unlike one-year time limit is granted in accordance with former Customs Law of 2005 as amended, the request for customs inspection and supervision measures shall be valid in a period of 2 years from the day on which the customs authority accepts it. Such two-year period may be extended for further 2 years but in any case it must not exceed the remaining term of protection of concerned tittle of protection.

• Customs Sub-Departments shall receive applications falling within the scope of border-gates under their management; or
• Customs Departments shall receive applications falling within the scope of border-gates under their management;
• GDoC shall receive applications falling within the scope of border-gates under management of 02 or more Customs Departments.

Form 01-SHTT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM
Independence - Freedom - Happiness
--------------------

….., ngày/date... tháng/month ... năm/year 201...

ĐƠN ĐỀ NGHỊ KIỂM TRA, GIÁM SÁT HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU CÓ YÊU CẦU BẢO HỘ QUYỀN SỞ HỮU TRÍ TUỆ
(APPLICATION OF REQUEST FOR CONTROL AND SUPERVISION ON IMPORT - EXPORT GOODS REQUESTED TO PROTECTION ON INTELLECTUAL PROPERTY)

Kính gửi/To: …………………………………………….

Căn cứ quy định tại Điều 216, 217, 219 Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 Pursuant to regulation at Articles 216, 217, 219 of Law 50/2005/QH10 on Intellectual Property dated 29 November 2005;

Căn cứ quy định tại Điều 73, Điều 74, Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ngày 23 tháng 06 năm 2014 /Pursuant to regulation at Articles 73 and 74 of Law 54/2014/QH13 on Customs dated 23 June 2005;

Căn cứ Thông tư số 13/2015/TT-BTC ngày 30 tháng 01 năm 2015 của Bộ Tài chính Quy định về kiểm tra, giám sát, tạm dừng làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có yêu cầu bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ; kiểm soát hàng giả và hàng hóa xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ/ Pursuant to Circular N° 13/2015/TT-BTC dated 30/01/2015 of Ministry of Finance promulgating control, supervision and temporary suspension of doing customs procedures for export and import goods already requested for IP Protection; anti-counterfeit and goods violating IP Rights;

Người ký tên dưới đây đề nghị cơ quan Hải quan tiến hành các biện pháp kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ đối với lô hàng bị nghi ngờ xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ theo các nội dung sau:/The undersigned requests Customs Administration to, under the Law on Intellectual Property, implement the measures of examining and supervising import goods and export goods of the shipment being suspected of violating Intellectual Property Rights including the following content:

1. Người nộp đơn/Applicant:

- Tên/Full name:

- Số chứng minh thư/hộ chiếu (nếu là cá nhân)/ID/passport No. (in case of individual)

- Địa chỉ/Address:

- Điện thoại/Telephone:               Fax: - E-mail/Website:

2. Chủ sở hữu quyền/IP owner:

- Tên/Full name:

- Số chứng minh thư/hộ chiếu (nếu là cá nhân): ID/passport No. (in case of individual)

- Địa chỉ/Address:

- Điện thoại/Telephone:               Fax: - E-mail/Website:

3. Quyền Sở hữu trí tuệ có yêu cầu bảo hộ (ghi rõ là: quyền tác giả/quyền liên quan đến quyền tác giả/nhãn hiệu/chỉ dẫn địa lý...):

IP rights for protection (clearly indicate: copyrights/related rights/trademarks/geographic indicators, etc):

- Tên văn bằng bảo hộ/Name of IP Right Certificate:

- Số/No:                        Ngày cấp văn bằng bảo hộ/Date of issue:

- Cơ quan cấp văn bằng bảo hộ/Office of issue:

- Thời hạn có hiệu lực của văn bằng bảo hộ/Expiration:

4. Phạm vi yêu cầu bảo hộ (ghi rõ là trong phạm vi toàn quốc hay tại đơn vị Hải quan cụ thể) Area for IP protection (clearly indicate: throughout the country or at specific Customs Administration):

5. Danh mục hàng hóa có yêu cầu bảo hộ (người nộp đơn tự xác định và cung cấp để hỗ trợ cho cơ quan Hải quan trong quá trình phối hợp. Lưu ý: Đây là yêu cầu không bắt buộc):

List of goods for IP protection (applicant himself to identify and provide in order to assist Customs Administration in the process of co-operation. Note: not obligatory):

- Tên hàng/Name of goods:

- Mã HS (8 số)/HS code (08 digits):

6. Tài liệu gửi kèm (Đánh dấu x vào loại giấy tờ nộp kèm): Accompanied documents (mark x at the accompanied document submitted)

□ Văn bằng bảo hộ/Intellectual Property Right Certificate;

□ Danh sách người xuất khẩu, nhập khẩu hợp pháp hàng hóa/List of legal goods importer(s) and/or export(s);

□ Phương thức xuất khẩu, nhập khẩu; bản phân biệt hàng thật - hàng giả/Mode of import and/or export; the differences between the genuine and the counterfeit;

□ Tài liệu chứng minh xuất xứ của hàng thật/ Document to prove the origin of the genuine;

□ Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền nộp đơn/Power of Attorney or Contract of Attorney;

□ Hợp đồng chuyển nhượng/sử dụng đối tượng quyền sở hữu trí tuệ hoặc văn bản xác nhận quyền thừa kế, quyền kế thừa đối tượng quyền sở hữu trí tuệ/ Contract of Transfer/Using Intellectual Property Rights or relevant document to prove the rights of inheritance;

□ Thông tin dự đoán về thời gian và địa điểm làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa/Information of forecast on when and where related shipment(s) going to be done Customs procedure;

□ Kết quả giám định của tổ chức giám định sở hữu trí tuệ/the assess result made by Intellectual Property assess unit.

Form 02-SHTT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM
Independence - Freedom - Happiness
--------------------

….., ngày/date... tháng/month ... năm/year 200...

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM DỪNG LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN
APPLICATION OF REQUEST FOR TEMPORARY SUSPENSION OF DOING CUSTOMS PROCEDURE

Kính gửi/To: …………………………………..

(Cơ quan Hải quan nơi ra thông báo tạm thời dừng làm thủ tục hải quan)/(Customs Administration issued the Announcement on temporary suspension of doing Customs procedure)

Căn cứ quy định tại điều 216, 217 Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH10 ngày 29 tháng 11 năm 2005/Pursuant to the regulation at Article 216, Article 217 of Law No 50/2005/QH10 on Intellectual Property dated November 29^th 2005;

Căn cứ quy định tại Điều 73, Điều 74, Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ngày 23 tháng 06 năm 2014 /Pursuant to regulation at Articles 73 and 74 of Law 54/2014/QH13 on Customs dated 23 June 2005;

Căn cứ văn bản (số/ngày) của (cơ quan Hải quan) về việc chấp nhận bảo hộ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến sở hữu trí tuệ theo Đơn đề nghị kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến sở hữu trí tuệ (số/ngày) do (tên của người nộp đơn) (nếu có) /Pursuant to the document (number/date) issued by (Customs Administration) about the acceptance on intellectual property protection for import and export goods with regard to the Application of Request for Control on import, export goods relating to Intellectual Property (number/date) submitted by (name of the applicant) (if any).

Trên cơ sở Chứng thư bảo lãnh (số/ngày) của (tổ chức tín dụng) hoặc khoản bảo đảm đã nộp cho cơ quan Hải quan theo (giấy nộp tiền số/ngày/tại Ngân hàng...)/With the guarantee deposited at Customs Administration (Number of Cash Deposit Note/date/Bank...)

Người ký tên dưới đây yêu cầu cơ quan Hải quan tạm dừng làm thủ tục hải quan đối với lô hàng theo (thông báo số: ... ngày... tháng... năm... của cơ quan Hải quan)/The undersigned kindly requests Customs Administration to temporarily suspend Customs procedure for the shipment (regarding the Announcement Number... dated ... issued by the Customs Administration).

Trường hợp xác định hàng hóa bị tạm dừng làm thủ tục hải quan là hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, chúng tôi đề nghị cơ quan Hải quan tiến hành việc xử lý hành vi vi phạm đối với (người vi phạm) theo thẩm quyền quy định của pháp luật /In case the suspended goods are defined to violate intellectual property rights, we kindly request Customs Administration to handle the infringement in accordance with relevant laws and regulation.

Chúng tôi cam kết bồi thường thiệt hại và các chi phí phát sinh theo quy định của pháp luật cho chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu do việc đề nghị tạm dừng làm thủ tục hải quan không đúng gây ra. We commit to pay compensation for any damages and other costs rarsing from wrong temporary suspension of doing Customs procedure to the good owner in accordance with relevant laws and regulation.