Con dấu doanh nghiệp: Con trên cha, cả nhà…mếu máo

Cá nhân hoặc tổ chức có quyền lập ra doanh nghiệp (pháp nhân) và doanh nghiệp đó có con dấu riêng. Vì vậy, xét ở một khía cạnh nào đó, con dấu là con hoặc cháu của chủ doanh nghiệp. Nhưng theo quy định của pháp luật hiện hành, đứa con này có một quyền lực rất lớn là xác nhận tư cách, thậm chí là năng lực của cha mẹ nó. Còn bản thân nó, nó có số phận tự thân của nó chỉ với giấy khai sinh của nó (giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu). Vì thế, cha mẹ phải mang theo đứa con này để chứng minh bản thân mình thay vì đứa con phải được cha mẹ xác nhận nguồn gốc. Đây là một vấn đề đang tồn tại liên quan đến con dấu của doanh nghiệp theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.

Đó là lý do tại sao đã có nhiều trường hợp dở khóc dở cười vì cha mẹ mâu thuẫn nhau nên “cướp con” để ngăn cản người kia thể hiện tư cách hay thực thi quyền hạn của mình. Đó là những câu chuyện không hiếm về việc một trong số các chủ doanh nghiệp, một thành viên hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị, một giám đốc, thậm chí là người ngoài chiếm giữ con dấu để vô hiệu hóa các quyết định hay văn bản của doanh nghiệp đó.

Câu hỏi là tại sao cha mẹ (chủ doanh nghiệp) hoặc người cha mẹ ủy quyền (thành viên của hội đồng thành viên, thành viên hội đồng quản trị, giám đốc hay tổng giám đốc) là những người có đầy đủ tư cách pháp lý, hay nói cách khác là có năng lực pháp luật và năng lực hành vi (giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, hộ chiếu, không bị cấm làm việc, đạt độ tuổi luật pháp quy định, có chữ ký, dấu vân tay và nét mặt riêng biệt) lại không thể tự mình hoặc cùng nhau xác lập giá trị các giấy tờ do mình soạn thảo hoặc ký kết? Có lẽ, ta cần điểm qua một số quy định hiện nay:

Điều 36 Luật doanh nghiệp 2005 quy định: “1. Doanh nghiệp có con dấu riêng. Con dấu của doanh nghiệp phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ.” và “2. Con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp có thể có con dấu thứ hai.”

Quy định trên tự thân nó chưa tạo ra nhiều vấn đề trừ một yếu tố đang gây tranh cãi là con dấu có nên là tài sản của doanh nghiệp hay không. Nhưng đến quy định dưới đây của Chính phủ thì sự trớ trêu của câu chuyện “Con trên cha, cả nhà…mếu máo” đã xuất hiện.

Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu, và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu quy định: tất cả các văn bản của doanh nghiệp bắt buộc phải dóng dấu của công ty mới có giá trị pháp lý. Quy định này dường như đã vượt khỏi sự ủy quyền của Điều 36 Luật Doanh nghiệp là giao Chính phủ quy định hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu. “Chế độ sử dụng con dấu” không nên hiểu là “quyền lực của con dấu” nhưng Chính phủ đã rất “hăng hái” trong việc “tạo uy quyền” cho con dấu doanh nghiệp. Ngoài ra, Chính phủ lại “quên mất” cơ chế “đòi lại con cho cha mẹ” sao cho hiệu quả nhất để tránh cảnh “gia đình ly tán”, “cha chẳng giống cha, con chẳng giống con”.

Dù con dấu là tài sản hay một vật gì đó thì nó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Việc cơ quan công an cấp dấu nên chỉ vì lý do quản lý (tránh giả mạo) mà thôi. Vì là vật thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nó cũng chỉ có thể ngang hàng với việc kinh doanh và tài sản của mình ở khía cạnh doanh nghiệp có quyền quyết định đối với chúng, miễn là không gây ảnh hưởng đến trật tự xã hội. Giá trị pháp lý của các văn bản của doanh nghiệp chỉ nên phụ thuộc vào (i) tính hợp pháp của nội dung; (ii) thẩm quyền ra quyết định về nội dung; và (iii) thẩm quyền của người ký văn bản. Nhưng đáng buồn thay, khi một văn bản đáp ứng đủ ba yêu cầu đó, văn bản đó vẫn phải nhờ đến một vật vô tri vô giác không có cuộc sống tự thân và không có khả năng tự bảo vệ là con dấu để quyết định “vận mệnh pháp lý” của mình.

Phải chăng, tâm lý “quốc ấn” đang “ám ảnh” suy nghĩ của cơ quan quản lý như một số ý kiến đã nêu ra? Ta hãy xem nhiều nước phát triển đã thay đổi nhìn nhận về “quốc ấn” của doanh nghiệp thế nào.

Trong hệ thống thông pháp (common law – điển hình là Vương quốc Anh) đã từng coi con dấu của doanh nghiệp là “bộ mặt” và “tư cách” chính thống của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định này đã được bỏ hoặc sửa đổi tại hầu hết các quốc gia trong hệ thống này. Ngày nay, con dấu doanh nghiệp chủ yếu chỉ được sử dụng để đóng vào hai loại tài liệu là (i) deed (một công cụ pháp lý đặc biệt có hiệu lực cao hơn hợp đồng và phải thỏa mãn điều kiện: ký kết, đóng dấu và giao cho các bên ký kết. Theo luật của Vương quốc Anh, deed còn yêu cầu là trên văn bản này phải ghi rõ nó là deed chứ không tự thân thành deed khi có ba yếu tố đó); và (ii) cổ phiếu hay chứng nhận vốn góp. Tương tự Vương quốc Anh, Hoa Kỳ không bắt buộc văn bản của doanh nghiệp phải được đóng dấu mà chỉ cần chữ ký của người có thẩm quyền. Con dấu có thể được dùng để nhận dạng hoặc nhấn mạnh thương hiệu của doanh nghiệp mà thôi.

Pháp luật của nhiều quốc gia hiện nay thậm chí cho phép điều lệ công ty quy định công ty có dùng con dấu hay không và nếu có, con dấu được dùng để đóng vào những tài liệu nào. Vì vậy, có những công ty quy định con dấu chỉ dùng khi bán hoặc giải thể công ty, tức chỉ dùng duy nhất một lần trong đời của doanh nghiệp.

Vì vậy, quay lại câu chuyện “cha – con” tại Việt Nam, quy định hiện nay đang tạo nên nhiều sự “mếu máo” cho doanh nghiệp khi “đứa con” của mình bị giành giật hoặc lợi dụng do “uy quyền” của nó được Chính phủ ban cho. Cá nhân tác giả xin đưa ra một số gợi ý thay đổi như sau:

1. Vẫn giữ quy định doanh nghiệp phải có con dấu nhưng cần cho phép doanh nghiệp được quy định cụ thể về việc sử dụng con dấu như những tài liệu nào cần đóng dấu, những tài liệu nào không cần đóng dấu.

2. Nếu muốn tránh lạm quyền hay giả mạo tư cách, nên ban hành quy định đăng ký thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, giám đốc, tổng giám đốc cùng chữ ký mẫu với cơ quan quản lý (đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan cấp dấu). Nhưng đây chỉ là việc đăng ký mang tính báo cáo, không yêu cầu xác nhận hay chấp thuận từ cơ quan đó.

3. Có thể quy định quy trình doanh nghiệp ban hành danh mục thẩm quyền ký (Signature Authority List) cho các chức danh quản lý trong doanh nghiệp với chữ ký mẫu. Danh mục này có thể cung cấp cho đối tác hoặc cơ quan quản lý nếu có yêu cầu để xác minh tư cách người ký.

4. Dù doanh nghiệp quy định về giá trị của con dấu thế nào, trong trường hợp con dấu bị bất kỳ ai chiếm giữ hay thất lạc, chỉ cần người ký có thẩm quyền theo đúng danh sách đã đăng ký hoặc ban hành như trên. Nếu muốn chặt chẽ hơn, pháp luật có thể quy định yêu cầu hai chữ ký hoặc chữ ký của người làm chứng như công chứng viên, thừa phát lại hoặc luật sư hoặc ký trước nhân viên cơ quan quản lý nếu tài liệu đó nộp cho cơ quan quản lý đó.

Tóm lại, việc quy định một cơ chế hay công cụ nhằm tăng độ an toàn và tin cậy của một tài liệu của doanh nghiệp là điều cần thiết. Nhưng việc này chỉ nên coi là sự hỗ trợ chứ không phải hạn chế hoặc thậm chí triệt tiêu quyền tự quyết định của doanh nghiệp và năng lực chịu trách nhiệm pháp lý của những người chủ hay làm thuê của doanh nghiệp. Con là một phần của cha mẹ và cần được bảo vệ vì tính dễ tổn thương của nó khi chưa đủ tuổi thành niên. Tuy nhiên, một đứa trẻ mới chào đời đã được trao uy quyền quyết định tư cách và năng lực của cha mẹ nó thì quả là điều đáng phải xem xét lại.

Để xem nội dung bài viết trên website của Thời báo Kinh tế Sài Gòn, Quý khách vui lòng bấm vào đây