BÀN VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ HỒ SƠ KHỞI KIỆN

Luật sư Hoàng Văn Dũng

Luật sư Đoàn Hải Nam

Trong các tranh chấp có yếu tố nước ngoài, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với Đơn khởi kiện và các tài liệu, chứng cứ kèm theo (sau đây gọi là “Hồ sơ khởi kiện”) vẫn đang tồn tại song song hai cách tiếp cận khác nhau. Thực tiễn này không chỉ diễn ra trong địa hạt tố tụng tại Tòa án mà còn thể hiện rất rõ trong lĩnh vực tố tụng Trọng tài Thương mại, nơi mà quan điểm của các Tòa án khi xem xét hiệu lực Phán quyết trọng tài đôi khi còn nhiều xung đột.

Các quyết định của Tòa án được đề cập trong hai bài viết dưới đây[1] về hợp pháp hóa lãnh sự trong Tố tụng Trọng tài, dù không điều chỉnh trực tiếp bởi Bộ luật Tố tụng Dân sự, vẫn mang lại một giá trị tham khảo quan trọng.

Các tác giả chỉ ra rằng có những quyết đinh của Tòa án cho rằng việc không hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài, kể cả Đơn khởi kiện hay Đơn yêu cầu trọng tài, có thể là căn cứ để hủy phán quyết trọng tài. Điển hình là Quyết định số 1768/QĐ-PQTT ngày 06/10/2020 của Tòa án Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành, trong đó nhận định rằng việc hội đồng trọng tài chấp nhận giấy ủy quyền của doanh nghiệp nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự là vi phạm nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam – trang 4; và Quyết định số 12/2023/QĐ-PQTT ngày 04/7/2023 do Tòa án Nhân dân Thành phố Hà Nội ban hành, theo đó Tòa án nhận định phán quyết trọng tài trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam khi chấp nhận và sử dụng các tài liệu nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự – trang 9.

Ngược lại, cũng có những quyết định của Tòa án thừa nhận rằng khi cơ quan tiếp nhận không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và có thể tự xác định được tính xác thực của tài liệu, thì việc không hợp pháp hóa lãnh sự không làm mất giá trị của văn bản đó. Điển hình là Quyết định số 16/2023/QĐ-PQTT ngày 27/11/2023 của Tòa án Nhân dân Hà Nội ban hành, trong đó Tòa án cho rằng Đơn khởi kiện không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự nếu cơ quan tiếp nhận không có yêu cầu hợp pháp hóa trước khi chấp nhận. Tòa án đưa ra nhận định này dựa vào khoản 4 Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự –  trang 10[2].

Các quyết định trên đã phản ánh một thực tế đáng chú ý: ngay trong cách nhìn của Tòa án về hợp pháp hóa lãnh sự, cũng tồn tại hai quan điểm khác nhau, thậm chí đối lập lập nhau và chưa có sự thống nhất tuyệt đối. Điều này càng đặt ra nhu cầu phải tiếp cận vấn đề một cách thận trọng, thực chất và đúng bản chất pháp lý của từng loại giấy tờ.

Khi quay lại với tố tụng tại Tòa án, có lẽ trung tâm của tranh luận nằm ở Điều 478[3] Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Điều luật này quy định việc công nhận giấy tờ, tài liệu do “cơ quan, tổ chức có thẩm quyền” nước ngoài lập, cấp, xác nhận và các giấy tờ do “cá nhân” ở nước ngoài lập. Tuy nhiên, có thể nhận thấy một điểm trống rằng: điều luật không đề cập trực tiếp đến trường hợp doanh nghiệp tư nhân hoặc pháp nhân thương mại nước ngoài với tư cách là chủ thể tự lập giấy tờ trong tố tụng, đặc biệt là đối với Đơn khởi kiện.

Điều 478 được thiết kế xoay quanh hai nhóm chủ thể chính: một bên là các chủ thể có thẩm quyền công vụ hoặc hành chính (cơ quan, tổ chức có thẩm quyền) – nơi mà vấn đề xác thực con dấu, chữ ký, chức danh là then chốt; thứ hai là cá nhân – nơi cần bảo đảm tính xác thực của chữ ký và năng lực chủ thể. Trong khi đó, doanh nghiệp tư nhân không thuộc nhóm “cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”, hiểu theo nghĩa là pháp nhân theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều này có thể dẫn đến một khoảng trống trong áp dụng pháp luật, đặc biệt khi xét đến việc các loại hình doanh doanh nghiệp (trong đó có doanh nghiệp tư nhân) tự lập Đơn khởi kiện để thực hiện quyền tố tụng của mình, dẫn đến hai luồng quan điểm:

Luồng quan điểm thứ nhất cho rằng, đã là giấy tờ được lập ở nước ngoài và sử dụng trong tố tụng tại Việt Nam thì đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm cả Đơn khởi kiện. Đây là hướng tiếp cận thận trọng, với mong muốn bảo đảm tuyệt đối về mặt hình thức của hồ sơ, tránh mọi rủi ro không đáng có có thể phát sinh trong quá trình Tòa án thụ lý vụ án.

Luồng quan điểm thứ hai thì cho rằng Đơn khởi kiện của doanh nghiệp nước ngoài không nhất thiết phải hợp pháp hóa lãnh sự. Bởi lẽ, Đơn khởi kiện không phải là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài ban hành, cũng không phải là tài liệu cần xác nhận về mặt hành chính hay công vụ. Đây là văn bản thể hiện ý chí của đương sự trong việc yêu cầu Tòa án bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Vậy liệu việc áp dụng cơ chế hợp pháp hóa lãnh sự cho loại văn bản này có thật sự phù hợp với mục tiêu ban đầu của chế định hợp pháp hóa lãnh sự?

Cách tiếp cận này có cơ sở khi đặt trong mối liên hệ với Khoản 4 Điều 9[4] Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP ngày 04/7/2025) của Chính phủ. Trong đó nêu rõ với trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và có thể tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, thì việc miễn hợp pháp hóa là hoàn toàn có căn cứ pháp lý.

Có quan điểm cho rằng yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự nên được đặt đúng chỗ – tức là đối với Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương chứng minh sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp nước ngoài. Đây mới là nhóm tài liệu mà Tòa án cần sự bảo đảm về nguồn gốc và giá trị pháp lý. Khi những giấy tờ này đã được hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ, thì việc tiếp tục yêu cầu Đơn khởi kiện phải trải qua thủ tục tương tự không chỉ làm nặng thêm thủ tục, mà còn không đem lại giá trị gia tăng đáng kể nào cho việc bảo đảm tính hợp lệ của hồ sơ tố tụng.

Có thể thấy rằng vấn đề hợp pháp hóa lãnh sự Đơn khởi kiện và các tài liệu gửi kèm vẫn đang nằm trong một vùng “trống” của thực tiễn áp dụng pháp luật. Tuy nhiên, với cách nhìn dựa trên bản chất pháp lý của văn bản tố tụng và tinh thần cải cách thủ tục tư pháp, quan điểm cởi mở hơn cho rằng Đơn khởi kiện không nhất thiết phải hợp pháp hóa lãnh sự có lẽ là cách tiếp cận hợp lý hơn, thực chất hơn và phù hợp hơn với yêu cầu bảo đảm quyền tiếp cận công lý của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.

Để giải quyết vấn đề trên, chúng tôi thiết nghĩ cần có hướng dẫn ở cấp độ Thông tư liên tịch giữa Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao và Bộ Tư pháp về vấn đề gây tranh cãi này. Trong khi chờ đợi Thông tư hướng dẫn, chí ít Tòa án Nhân dân Tối cao cũng nên sớm hoàn tất và ban hành Án lệ đã được đưa ra dưới dạng dự thảo từ năm 2024. Tất nhiên, cần quan tâm đặc biệt đến tính thời sự của Dự thảo Án lệ này, vốn được thai nghén khi Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về hợp pháp hóa lãnh sự chưa được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP ngày 04/7/2025. Theo đó, phần liên quan đến chủ thể kiểu như Hội đồng Trọng tài tự mình xác định tính xác thực của giấy tờ tài liệu rõ ràng đã bị loại bỏ vì lý do các chủ thể này không phải là “cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam” theo Điều 9.4 của Nghị định 111 đã được sửa đổi năm 2025.

Trở lại với tố tụng tại Tòa án, một vấn đề khác mà chúng tôi mạnh dạn đặt vấn đề ở đây, đó là Tòa án liệu có đủ năng lực để “tự xác định được tính xác thực của giấy tờ tài liệu” khi miễn hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ khởi kiện của cá nhân, tổ chức nước ngoài? Tiếp cận dưới thái độ thận trọng, chúng tôi cho rằng việc xác định tính xác thực của giấy tờ tài liệu cần nhiều kiến thức chuyên môn, và phải được tiến hành bởi cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ như đã đề cập trong Nghị định 111 của Chính phủ, đó là Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự hoặc cơ quan khác được giao thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Như chúng ta đã biết, Hồ sơ khởi kiện do cá nhân, tổ chức nước ngoài khởi tạo bên ngoài lãnh thổ Việt Nam, thường được sử dụng bằng ngôn ngữ nơi đương sự có quốc tịch, và hiển nhiên cũng được điều chỉnh bằng pháp luật của quốc gia họ. Để tự xác định được tính xác thực của Hồ sơ khởi kiện từ đương sự nước ngoài, mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự, chúng tôi cho rằng đó là việc làm quá sức đối với ngành Tòa án hiện nay. Mặt khác, về phía các đương sự nước ngoài khi yêu cầu Tòa án tại Việt Nam bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho họ, họ không chỉ nên mà cần tuân thủ nguyên tắc về hình thức giấy tờ tài liệu, đó là: để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111. Về phía Tòa án, nếu miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự vì cho rằng họ có đủ năng lực đánh giá tính xác thực của giấy tờ, tài liệu nước ngoài, thì e rằng, việc xác định tư cách tố tụng của người khởi kiện/người yêu cầu; xác định nguồn chứng cứ để đánh giá chứng cứ trong quá trình tiến hành tố tụng sẽ gặp nhiều trở ngại và rủi ro chuyên môn, có thể dẫn tới việc ra phán quyết thiếu vô tư khách quan, thậm chí là trái pháp luật.

Vì vậy, trong lúc chờ có hướng dẫn chi tiết, chúng tôi cho rằng mặc dù việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu nhưng có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc Tòa án đưa ra phán quyết của mình nên các giấy tờ, tài liệu trong Hồ sơ khởi kiện của đương sự nước ngoài, phải được hợp pháp hóa lãnh sự bắt buộc, thay vì quy định tùy nghi như hiện nay.

Luật sư tại Công ty Luật TNHH BROSS và Cộng sư luôn sẵn sàng đồng hành với khách hàng từ bước kiểm tra hồ sơ, rà soát hồ sơ tố tụng, cho đến khi xử lý tranh chấp có yếu tố nước ngoài tại Tòa án. Với kinh nghiệm từ những vụ việc phức tạp, chúng tôi tự tin mang đến giải pháp pháp lý tối ưu, giúp bảo vệ trọn vẹn quyền lợi hợp pháp của khách hàng.

Bài viết này được đồng thực hiện bởi Luật sư Hoàng Văn Dũng và Luật sư Đoàn Hải Nam, với mục đích cung cấp thông tin tham khảo mang tính khái quát, không phải là ý kiến tư vấn pháp lý chuyên sâu cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào. Do đó, để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ đúng luật, khi gặp bất kỳ vấn đề pháp lý nào, bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp với luật sư của chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ và lời khuyên chính xác nhất theo thông tin dưới đây:

Công ty Luật TNHH BROSS và Cộng sự

Địa chỉ: Tầng 21 Tòa nhà Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, Phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội

Luật sư Hoàng Văn Dũng – Senior Partner; Tel: 0355 500 610; Email: dung@bross.vn; hoặc

Luật sư Đoàn Hải Nam – Asscociate; Tel: 093 324 9669; Email: nam.dh@bross.vn.

[1] https://gvlawyers.com.vn/hop-phap-hoa-lanh-su-tai-lieu-su-dung-trong-trong-tai-co-so-cho-viec-huy-phan-quyet-trong-tai-2/ và https://thesaigontimes.vn/go-roi-van-de-hop-phap-hoa-lanh-su-tai-lieu-nuoc-ngoai/

[2] https://anle.toaan.gov.vn/webcenter/ShowProperty?nodeId=/UCMServer/TAND332634

[3] Điều 478 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015: Công nhận giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài gửi cho Tòa án Việt Nam

[4] Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP: Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.